Intégration HubSpot Salesforce : best practices et introduction au connecteur

HubSpot est un outil marketing très puissant. Salesforce est le plus connu et le plus utilisé des CRM. Conséquemment, un des stacks marketing le plus commun est HubSpot Marketing + Salesforce CRM. Quelques éléments à savoir avant de configurer ou de reconfigurer votre connecteur.

1) faites un mapping de votre process actuel

Ce point banal est le plus important. Si vous n'avez pas une vision clair de votre process et que les personnes impliqués (marketing et sales) ne sont pas d'accord, cela se réflétera dans votre intégration. Vous serez condamné à effectuer modifications après modifications à votre intégration et vos données en souffriront.

Réfléchissez à : SLAs marketing/sales, lifecycle stage, lead status, moment de passation.

2) Décider du type d'intégration : intégration complète ou pas ?

Limiter l'intégration aux champs nécessaires, de la même façon qu'un développement logiciel à succès cible d'abord le MVP. Par la suite, ajouter les intégrations nécessaires.

Le connecteur offre par défaut ces options pour chaque propriété, pour chacun des objets (contacts, account, deal) :

Choix par défaut

à l'exception de quelques champs, tel que le champ "propriétaire".

Vous devez également décidé des éléments suivants. Si vous ne savez pas quoi choisir, retourner au point 1 et définissez plus clairement votre process. Le cas échéant, choisissez le niveau d'intégration le plus bas, donc sans création automatique.

Exemple de configuration HubSpot Salesforce

Option 1 : HubSpot dédié au marketing et Salesforce dédié aux sales, Salesforce comme maître des données

La solution la plus commune consiste à faire de HubSpot l'outil dédié au marketing et Salesforce l'outil dédié aux sales, ainsi que le dépositaire final des données. Donc, la configuration "Use Salesforce value unless blank" est souvent la plus logique, à l'exception des données fournis par le marketing.

Malheureusement, vous remarquerez qu'il n'existe pas d'option "use HubSpot value unless blank".

Option 2 : HubSpot dédié au marketing + SDR et Salesforce dédié aux account executives (ou équivalent)

Cette solution considère que les SDR font partie du processus de qualification et ne vont pas nécessairement relevé de l'équipe sales. En conséquence, il peut être logique de positionner ceux-ci sur HubSpot, voir d'utiliser la notion de deal.

Option 3 : intégration complète

Cette solution a l'avantage d'offrir à toute l'équipe sales et marketing une vision complète sur les données.

Elle a cependant le désavantage majeur d'être plus difficile à maintenir : l'ensemble des éléments doivent être configuré et maintenu.

Elle a également le désavantage de mettre en lumière les différences entre les deux plateformes. Par exemple, du côté HubSpot, il n'y a pas de sécurité au niveau du champ ou de profil de sécurité. Ceci peut donc créé des soucis de protection des données.

Suite à une première intégration, ceci peut cependant être une bonne idée pour éviter des échanges éternelles au sujet des données ou pour éviter de devoir payer des licences Salesforce supplémentaire.

3) Faire un Selective Sync ou pas ?

Le Selective Sync est simplement la création d'un utilisateur avec des droits particuliers dédiés à la synchronisation HubSpot.

Le Selective Sync permettra de décider précisément de ce qui est synchronisé en décidant de ce que l'utilisateur a le droit de voir.

C'est l'approche la plus fine : il faut cependant aborder le sujet avec un utilisateur Salesforce averti, car ceci demande une configuration précise pour empêcher des erreurs de synchronisations.

4) Les règles de synchronisation à connaître

Généralement, tout changement majeur côté HubSpot ou Salesforce provoquera une synchronisation.

Au maximum, la synchronisation s'effectuera aux 15 minutes si rien ne se passe.

Le reste du temps, HubSpot mettra à jour Salesforce plus rapidement en fonction des éléments déclencheurs décrits ici : https://knowledge.hubspot.com/articles/kcs_article/salesforce/salesforce-integration-sync-triggers

5) Les différences dans les notions HubSpot et Salesforce

  • La question du lead vs. contact : un lead dans Salesforce est une étape préliminaire au contact, dans la plupart des installations Salesforce. La conversion du lead enclenchera la création d'un contact, compte et opportunité.
  • La sécurité : la sécurité est géré de façon beaucoup plus fine côté Salesforce, ce qui peut créer des décalages. Cependant, la conservation de l'historique des modifications est beaucoup plus simple côté HubSpot.
  • Le lifecycle stage : cette notion n'existe pas côté Salesforce

https://knowledge.hubspot.com/articles/kcs_article/salesforce/salesforce-integration-faq

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