Les workflows Hubspot essentiels pour closer plus, plus rapidement

Le bisounours gentil mais qu'on doit un peu pousser pour closer tout de suite

L'inbound, le content marketing gentil, c'est très sympa mais cela ne paye pas les factures aujourd'hui. Terminé les bisounours. ABC : Il faut closer, plus, plus vite. Donc, voici trois workflows essentiels à mettre en place pour scaler votre processus de vente et rentabiliser votre Hubspot en quelques heures.

Photo réelle de votre manager.

Une bonne partie de la vie du sales (oui oui, la vie) est perdue en relance pour obtenir un rendez-vous, emails d'invitation et suivi suite à un no-show. Il s'agit de tâches qui consomme énormément de temps et qui peuvent être automatisées assez facilement.

1) 100% des leads répondus en moins de 10 minutes.

La temps de réponse est un des facteurs qui a le plus d'influence sur les chances de convertir un lead. Si vous n'avez pas de processus automatisé, votre équipe laissera passer des leads, ce qui est normal.

Ex avec 4 contacts ( 2 emails, 2 tel) uniquement

Voici les étapes à mettre dans votre workflow :

1) Déclencheur : envoi d'un formulaire de contact ou étape du pipeline. Dans ce cas-ci, il s'agissait d'un formulaire.

2) IF en fonction des critères d'assignations (code postal, nombre d'employés) afin d'envoyer le lead vers une branche correspondant à un territoire

3) Round robin sur les sales assigné à ce territoire

4) Envoi d'un premier mail de suivi avec les coordonnées du sales et un lien vers son agenda. Idéalement, utiliser de l'information dynamique (ex. {first.name}). Faite le maximum pour couvrir les informations obligatoires d'Hubspot.

5) Attribution d'une tâche d'appel (directement dans Hubspot ou Salesforce)

6) Délai de 1 jour

7) Reprise du point 3 à 5

8) Reprise du point 3 à 5

9) Identifier comme lead qui n'a pas répondu aux relances, à ajouter à une liste à retargeter via Facebook ads / relancer par mail plus tard

2) Lors de la prise de rendez-vous, relancer automatiquement 1h avant le rendez-vous les prospects afin d'éviter les no-shows

Lorsque un contact a un statut et qu’un meeting a été pris : envoyer un SMS de suivi 1h avant le rendez-vous afin de s’assurer que celui-ci va bien être présent au rendez-vous. Requiers une intégration Twilio (ou équivalent) et Zapier. Ceci pourrait également être 1 journée avant, en fonction de votre cycle de vente.

1) Déclencheur : atteinte d'une étape du pipeline de vente ou le champ contact last meeting booked is known + lead status.

2) En utilisant Zapier, créer une zap qui reprend la date du dernier rendez-vous et calcul l'heure d'envoi du SMS (1h avant).

3) Créer votre compte Twilio.

4) En utilisant Zapier, déclencher l'envoi du SMS via Twilio, avec un SMS du type :

Bonjour {first.name}, nous avons rendez-vous dans 1h, toujours ok pour vous ? Merci :) - {prénom du owner}

5) En utilisant Zapier, envoyer les réponses vers Slack (le plus simple).

3) Gérer les no-show

Même si vous avez implanté le workflow #2, vous aurez nécessairement des personnes qui ne se présentent pas à votre super démo du siècle. Voici comment gérer ces no-show afin de les relancer.

Avec ce workflow, votre sales n'a qu'à mettre l'opportunité dans une colonne du Kanban (donc 1 clic).

Workflow pour gérer les "no-show"

1) Créer un workflow basé sur l'opportunité. Le déclencheur sera une colonne de votre pipeline de vente (ex. no-show). De cette façon, lorsque le sales glisse l'opportunité dans cette colonne, cela déclenche le workflow.

2) Ajouter une étape envoi d'email. Ce email contient un rappel du rendez-vous et propose de booker un autre rendez-vous avec le sales.

3) Ajout d'un délai (1 jour par exemple)

4) Si l'opportunité est toujours dans la colonne "no-show", passer à la prochaine étape

5) Envoi d'un deuxième mail de suivi

6) Facultatif : changement à une propriété qui déclenche une zap de relance SMS

7) Ajout d'un délai d'un jour

8) Si l'opportunitée est toujours en "no-show, continuer

9) Identifier le contact comme étant un "no-show", à retargeter et relancer par email plus tard.

Et voilà. Si vous avez un petit volume, vous avez en quelques heures rentabilisé votre investissement dans Hubspot en vous assurant de ne perdre aucun lead entrant et aucune relance suite à une démo manqué. Si vous avez besoin d'aide pour la configuration de votre Hubspot, n'hésitez pas à me faire signe ! => 

https://app.hubspot.com/meetings/simon156

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